Reforma do Judiciário – Criação da Secretaria de Administração: Portaria 7.259

Portaria n° 7.259/2005

Cria a SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO do Tribunal de Justiça e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO, Desembargador Luiz Elias Tâmbara, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
Considerando a Emenda Constitucional n° 45/2004 que extinguiu os Tribunais de Alçada;

Considerando a necessidade de unificação, organização e modernização da estrutura do Tribunal de Justiça;

Considerando o disposto no artigo 11 da Resolução nº 194/2004 do Órgão Especial,

Resolve:

Artigo 1º – Fica criada a SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO, vinculada diretamente à Presidência do Tribunal de Justiça.

Artigo 2° – A SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO terá a seguinte estrutura:
1. Diretoria de Gestão dos Locais de Trabalho;
1.1. Coordenadoria de Gestão de Espaços;
1.2. Coordenadoria de Administração Imobiliária;
1.3. Coordenadoria de Projetos e Obras.
2. Diretoria de Atividades de Apoio;
2.1. Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio;
2.2. Coordenadoria de Administração Predial;
2.3. Coordenadoria de Transportes.
3. Diretoria de Licitações, Compras e Contratos;
3.1. Coordenadoria de Licitações e Compras;
3.2. Coordenadoria de Contratos de Fornecimento.
4. Serviço Técnico e Administrativo de Apoio.
Parágrafo único – Os níveis hierárquicos das unidades criadas por este artigo são:
1. de Departamento Técnico:
a) Diretoria de Gestão dos Locais de Trabalho;
b) Diretoria de Atividades de Apoio;
c) Diretoria de Licitações, Compras e Contratos;
2. de Divisão Técnica:
a) Coordenadoria de Gestão de Espaços;
b) Coordenadoria de Administração Imobiliária;
c) Coordenadoria de Projetos e Obras;
d) Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio;
e) Coordenadoria de Administração Predial;
f) Coordenadoria de Transportes;
g) Coordenadoria de Licitações e Compras;
h) Coordenadoria de Contratos de Fornecimento;
3. de Serviço Técnico: Serviço Técnico e Administrativo de Apoio.

Artigo 3° – À SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO cabe planejar, gerenciar, coordenar e executar as atividades inerentes à gestão dos locais de trabalho, atividades de apoio, licitações, compras e contratos, controle e acompanhamento de serviços terceirizados, além de outras atividades relacionadas à área.

Artigo 4° – As unidades da SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO terão as seguintes atribuições, além de outras relacionadas às respectivas áreas:
1. Diretoria de Gestão dos Locais de Trabalho: cabe coordenar as atividades relacionadas à gestão de espaços, administração imobiliária, além de projetos e obras.
1.1. Coordenadoria de Gestão de Espaços:
a) projetar ocupação e/ou utilização de espaços;
b) analisar a distribuição dos espaços de acordo com sua utilização;
c) analisar solicitações de utilizações de espaço nos prédios do Tribunal de Justiça para instalação de unidade de associação e/ou instituição;
d) solicitar reformas e construções para melhoria do ambiente de trabalho (ventilação, iluminação, acesso, segurança, etc.);
e) elaborar lay-out de ocupações, sinalização e alocação de áreas úteis.
f) avaliar imóveis a serem locados ou cedidos para instalação de unidades administrativas ou judiciais.
1.2. Coordenadoria de Administração Imobiliária:
a) manter cadastro dos imóveis pertencentes ao Tribunal de Justiça;
b) manter cadastro dos imóveis locados ou cedidos;
c) negociar a locação de imóvel;
d) elaborar contrato de locação, bem como verificar as exigências legais;
e) acompanhar os processos de devolução de imóveis locados;
f) prestar informações e orientações às Administrações dos Fóruns sobre os procedimentos a serem adotados, visando a apreciação de pedidos de locação de imóveis, cessão de uso, transferência de unidades forenses, ampliação, construção e reforma de prédios;
g) observar e orientar sobre os aspectos legais pertinentes à mudança de instalações forenses;
h) confeccionar aditivos de cessão de direito de uso de espaços;
i) providenciar alteração de titularidade junto às concessionárias de serviços públicos;
j) acompanhar as ampliações das unidades forenses;
l) acompanhar os processos de doações de terrenos;
m)diligenciar junto aos cartórios de registro de imóveis, seguradoras, corretoras de imóveis, administrações prediais;
n) instruir e acompanhar procedimentos de cessão de uso e convênios com órgãos públicos, visando a transferência e ocupação de unidades forenses, bem como instalação e exploração de lanchonetes e outras atividades de apoio compatíveis nos prédios dos Fóruns;
o) instruir e acompanhar procedimentos relativos aos contratos de fornecimento de energia elétrica dos prédios dos Fóruns e, se for o caso, solicitar a instalação de medidores de energia independentes;
p) confeccionar o Boletim de Ocupação e Desocupação de imóveis oficiais, na oportunidade das transferências.
1.3. Coordenadoria de Projetos e Obras:
a)avaliar ou elaborar projetos de construções e reformas das instalações;
b) acompanhar ou executar construção e/ou reformas realizadas;
c) vistoriar a obra e verificar a documentação (alvarás, habite-se,
laudos do CONTRU etc.);
d) especificar equipamentos e serviços necessários para instalações prediais;
e) efetuar análise técnica da proposta de orçamento e de
procedimentos licitatórios para aquisição de material de
construção civil, inclusive a elaboração da especificação do
material;
2. Diretoria de Atividades de Apoio: cabe coordenar as atividades relacionadas a almoxarifado e patrimônio, administração predial, transportes, gráfica e oficinas de conservação e reparos.
2.1. Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio:
a) planejar e controlar estoque;
b) requisitar reposição;
c) receber, conferir, guardar e distribuir os materiais adquiridos;
d) registrar movimentação de material;
e)cadastrar e incorporar bens patrimoniais;
f) registrar movimentação de bens patrimoniais;
g) propor a baixa de material inservível;
h) proceder ao inventário patrimonial.
2.2. Coordenadoria de Administração Predial:
a) acompanhar a execução da manutenção das instalações e dos equipamentos realizada por terceiros;
b) executar manutenção de pequena monta das instalações prediais, bem como cuidar para que estejam sempre em perfeito estado de funcionamento;
c) fiscalizar a realização dos serviços de infra-estrutura dos prédios da Capital, de correspondências, limpeza, copa, segurança etc.;
d) dar apoio logístico aos Fóruns;
e) executar serviços de elevadores, zeladorias, telefonia e recepção;
f) executar e acompanhar serviços de segurança patrimonial e controle de acesso;
g) controlar os estacionamentos de veículos;
h) vistoriar periodicamente todos os sistemas de equipamentos de segurança.
2.3. Coordenadoria de Transportes:
a) organizar e executar serviços de transporte de magistrados, com observância das normas vigentes;
b) organizar e executar serviços de transporte de servidores, nas hipóteses autorizadas;
c) organizar e executar serviços de transporte de processos e de materiais;
d) organizar e executar a manutenção e conservação da frota de veículos, bem como controlar e acompanhar os serviços realizados por terceiros;
e)manter controle da documentação da frota e dos motoristas;
3. Diretoria de Licitações, Compras e Contratos: cabe coordenar as atividades relacionadas às licitações e compras, além de contratos de fornecimento.
3.1. Coordenadoria de Licitações e Compras:
a) especificar o objeto da licitação;
b) proceder a pesquisa de preços;
c) elaborar minutas de editais e contratos;
d) acompanhar os processos de licitação e compras;
e) publicar os atos administrativos, editais, licitações etc.;
f) controlar as verbas de adiantamento;
g) processar as contratações diretas e as que dispensam licitação;
h) manter cadastro de materiais (CADMAT);
i) manter cadastro de prestadores de serviço (CADFOR);
j) dar apoio administrativo às atividades dos pregoeiros e da Comissão Julgadora de Licitações;
l) elaborar e encaminhar, periodicamente, os demonstrativos das licitações realizadas pelo Tribunal de Justiça ao Tribunal de Contas do Estado, bem como a publicação mensal dessas licitações;
3.2. Coordenadoria de Contratos de Fornecimento:
a) elaborar minutas de contrato;
b) acompanhar os contratos de compras e prestação de serviços;
c) emitir contratos de compras e termos de publicação, cálculos de
reajustes, adiantamentos, negociações de prazos e reajustes e
avaliação de fornecedores e prestadores de serviço;
d) encaminhar documentação referente a licitação ao Tribunal de Contas do Estado;
e) acompanhar os prazos de vencimento dos contratos;
f) instruir procedimentos apuratórios relativos às execuções contratuais.
4. Serviço Técnico e Administrativo de Apoio:
a) receber, registrar, distribuir e expedir documentos e processos; preparar o expediente da Secretaria de Administração; agendar compromissos; secretariar, enfim, os serviços em geral;
b) coordenar os serviços de arquivamento de processos e expedientes, publicações e expedições, visando aprimoramento, continuidade e fluidez;
c) autuar documentos administrativos, abrir, encaminhar e controlar os processos;
d) desenvolver atividades técnicas de apoio à atuação da unidade.

Artigo 5° – São competências comuns e gerais dos dirigentes da Secretaria de Administração, segundo os níveis hierárquicos, aquelas definidas nos artigos 3º a 8º da Portaria n° 7.249/2005 da Presidência do Tribunal de Justiça.

Artigo 6° – Compete ao Secretário da Secretaria de Administração, além de outras competências que lhe forem conferidas:
I – autorizar a utilização de recursos disponibilizados em forma de adiantamentos;
II – autorizar baixas de materiais inservíveis, bem como receber doações de materiais que se incorporarão ao patrimônio do Tribunal;
III – firmar termos de cessão de uso de bens móveis;
IV- em relação ao processo licitatório, dentro dos limites e critérios estabelecidos pela Presidência:
a) autorizar a abertura;
b) homologar e adjudicar;
c) autorizar despesas;
d) assinar os respectivos contratos;
e) anular ou revogar a licitação;
f) decidir os recursos;
g) autorizar alteração de contrato, inclusive a prorrogação de prazo;
h) autorizar rescisão de contratos;
i) aplicar penalidades, exceto a de declaração de inidoneidade para licitar ou contratar;
V- definir a prestação de garantia;
VI- assinar ofícios a magistrados.