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O Ato TRT5 N. 0344/2020, da Presidência do TRT5, regulamenta a utilização do sistema Proad (Processo Administrativo Eletrônico) no Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Região tanto para magistrados e servidores quanto para usuários externos (órgãos públicos, autoridades ou terceiros interessados), que podem ter acesso a ele mediante cadastro prévio. A regulamentação tem 11 capítulos que incluem normas técnicas, formas de acesso; responsabilidade dos usuários; data e validade de cada ato processual; caráter probatório dos documentos; juntada e apensamento dos processos, entre outros pontos. O Ato 344/2020 também disciplina o uso do Portal Proad, módulo do sistema Proad para visualização e assinatura de documentos por usuário externo (pode ser acessado no Portal TRT5, na aba “Serviços”/”Processos”/”Proad – usuários externos“. Veja algumas regras abaixo).

A nova norma considera, entre outros fatores, o Ato n. 186, de 4 de março de 2008, do Tribunal Superior do Trabalho, que implantou, nas unidades administrativas daquela Corte, o sistema de processo administrativo eletrônico, como meio para registro, tramitação e consulta dos processos, juntada de petições, requerimentos administrativos eletrônicos, instrução e decisão pela Administração.

Haverá dois tipos de protocolo de Processo Administrativo Eletrônico: o protocolo completo, utilizado pelas unidades ou pelos usuários internos do TRT5, com tabela de assuntos predefinida e remessa automática para a unidade responsável; e o simplificado, para demandas oriundas de usuários externos, sem tabela de assuntos predefinida e sem remessa automática para a unidade responsável.

A assinatura eletrônica será admitida no sistema Proad sob as modalidades de assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil); e assinatura eletrônica, criada pelo usuário na funcionalidade “Criar ou alterar assinatura eletrônica”, que será diversa daquela utilizada para acesso ao sistema interno do TRT5 e vinculada ao certificado digital gerado pelo sistema Proad.

USUÁRIO EXTERNO – O protocolo simplificado e os usuários externos podem ser cadastrados pelas seguintes unidades: Presidência; Corregedoria Regional; Diretoria-Geral; Secretaria de Orçamento e Finanças; Secretaria do Tribunal Pleno e Órgão Especial; Coordenadoria Administrativa de Pessoas; Coordenadoria de Material e Logística; Coordenadoria de Saúde; e Coordenadoria de Assistência Suplementar à Saúde – TRT5 Saúde. Enquanto o sistema não dispuser de funcionalidade que permita o protocolamento por usuários externos, as demandas desses usuários e documentos que porventura a acompanhem devem ser encaminhadas exclusivamente por e-mail a uma dessas unidades relacionadas. Também, enquanto o sistema não dispuser de funcionalidade que permita o pedido complementar, o usuário externo poderá enviar documentos para serem juntados a Proad já existente através de e-mail dirigido à unidade onde tramita o processo, que ficará responsável pela inclusão do respectivo expediente no sistema.

O acesso ao Portal Proad por usuário externo permite protocolo de processos, juntada por pedido complementar, visualização de processos, visualização e assinatura eletrônica de documentos previamente compartilhados. Ao cadastrar requerimentos no Portal Proad, o usuário externo deve selecionar o assunto correspondente entre as opções disponíveis. O Proad cadastrado com assunto indevido será arquivado, com ciência ao requerente. Apenas para o caso de não identificar o assunto entre as opções disponíveis, o usuário externo poderá utilizar a opção protocolo simplificado – usuário externo. A unidade que recepcionar o Proad assim caracterizado, deve analisar a conveniência de cadastrar novo assunto para utilização no Portal Proad.

USUÁRIO INTERNO – É vedada a utilização por magistrado ou servidor do seu acesso de usuário interno para peticionar em nome de terceiros. O usuário interno que atua como representante de entidade de classe ou associação deve fazer cadastro como usuário externo.

Leia a íntegra do Ato 344/2020, divulgado no Diário de 10/12/2020