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Foi disponibilizado no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho (DEJT) desta quinta-feira (17/12) o Ato Conjunto nº 18/2020 (link para outro sítio) que regulamenta os procedimentos de retirada e digitalização de autos físicos visando à sua migração para o sistema do Processo Judicial Eletrônico (PJe). A norma estabelece que o procedimento de migração será realizado pelo Tribunal em parceria com a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), a Caixa de Assistência da Advocacia do Estado do Rio de Janeiro (CAARJ) e a Associação Carioca Advogados Trabalhistas (ACAT).

A norma também cria o Grupo de Acompanhamento dos Procedimentos de Digitalização de Processos Físicos e Migração para o sistema do Processo Judicial Eletrônico (GAPDIG) e estabelece que o procedimento de migração será precedido de medidas preparatórias das unidades jurisdicionais, com tratamento conforme a fase do processo e sua localização física. Veja as principais informações do Ato Conjunto nº 18/2020:

 

Medidas preparatórias: unidades jurisdicionais

Serão realizadas pelas unidades jurisdicionais, entre os dias 8 e 15 de janeiro de 2021, algumas medidas preparatórias, como: a identificação dos processos físicos não migrados localizados fisicamente nas unidades jurisdicionais de primeiro e segundo graus, a partir de listagem fornecida pela área de TI. Também será realizada a identificação dos processos físicos cuja prestação jurisdicional encontra-se satisfeita e separação para providências de encerramento.

As unidades jurisdicionais de primeiro e segundo grau deverão seguir o cronograma previsto no Anexo I do Ato Conjunto nº 18/2020.

Após a compilação das listagens fornecidas pelas unidades jurisdicionais, será publicada no site do TRT/RJ a relação completa dos processos aptos para os procedimentos digitalização e migração, com a identificação da unidade jurisdicional onde se localizam (independentemente de fase processual).

Não serão objeto de digitalização e migração para o PJe os processos físicos arquivados.

 

Carga e digitalização de autos físicos

As partes ou advogados poderão requerer a retirada de autos de processos físicos, constantes da relação de processos elegíveis (listagem que será divulgada no site), localizados fisicamente nas unidades jurisdicionais, mediante carga, através de agendamento conforme cronograma a ser publicado no portal do Tribunal. Veja alguns detalhes:

– Excepcionalmente, havendo necessidade de juntada de peças para que o processo já migrado possa ter regular andamento, advogados poderão requerer ao magistrado, fundamentadamente, a retirada dos autos para digitalização apenas das peças necessárias ao regular andamento do feito, devendo, nestes casos, seguir as regras previstas no Ato Conjunto 18/2020.

– Os apensos e os anexos de processos físicos não serão migrados para o PJe.

– O requerente deverá retirar os autos no dia e hora agendados pela unidade jurisdicional, promover sua digitalização e realizar upload dos arquivos na forma do Ato Conjunto 18/2020.

– A retirada dos autos visa exclusivamente ao procedimento de digitalização para migração ou atendimento de determinação expressa do juízo, em caso de processos migrados, devendo o requerente restituir os autos às unidades jurisdicionais no prazo de 20 (vinte) dias corridos, após o que será determinada a busca e apreensão dos autos, salvo motivo relevante devidamente comprovado.

– No segundo grau de jurisdição, a retirada de autos físicos ocorrerá por meio das secretarias das Turmas.

– A devolução deverá ser feita no protocolo do Tribunal localizado na Rua do Lavradio, na Divisão de Apoio às Varas do Trabalho (DIVAP) e, se não houver DIVAP, diretamente na Vara do Trabalho, sempre da jurisdição onde foram retirados.

 

Apoio aos advogados: convênio com empresa para digitalização

O Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região (TRT/RJ) realizará convênio com a CAARJ para fins de contratação de empresa terceirizada, que realiza o serviço de digitalização em assistência aos advogados que não têm condições de arcar com o ônus financeiro do procedimento. Os interessados deverão manifestar, junto à OAB, o interesse na utilização do serviço, que será analisado em conjunto com a CAARJ.

As partes e advogados que necessitarem de apoio à digitalização de autos físicos pela empresa contratada pela CAARJ solicitarão a assistência à OAB, através de endereço eletrônico que será disponibilizado e divulgado pela OAB.

 

Digitalização feita pelo advogado

As partes e advogados que possuírem todas as peças digitalizadas dos processos físicos poderão realizar a remessa do arquivo na forma do Ato Conjunto 18/2020, sem a necessidade de retirada do processo físico.

O advogado que não utilizar o serviço de digitalização disponibilizado pela CAARJ procederá à digitalização por seus próprios meios e deverá seguir os procedimentos previstos Ato Conjunto nº 18/2020.

 

Particionamento e envio dos arquivos digitalizados

Os autos digitalizados deverão ser particionados de acordo com as peças do processo, devidamente nominadas e transmitidas às unidades judiciárias através de ferramenta tecnológica especialmente desenvolvida para este fim, a qual será disponibilizada no site do TRT/RJ a partir de 1º de fevereiro de 2021.

O procedimento de envio dos documentos deverá ser feito por peças processuais, conforme disposto no anexo II do Ato Conjunto nº 18/2020. Os arquivos fracionados poderão ter, no máximo, três megabytes (MB), limite máximo permitido para migração para o PJe.

 

Migração para o PJe

O procedimento de autuação e migração dos arquivos digitais deverá seguir as orientações contidas em manual disponibilizado no portal do Tribunal. As varas do trabalho deverão verificar a ordenação dos documentos e, se for o caso, reordená-los para que fiquem na mesma ordem dos autos.

Após término do procedimento, o processo será submetido à conclusão do juiz para que seja proferido despacho abrindo vista às demais partes para manifestação quanto às peças juntadas.

Caso haja ausência, inclusão ou alteração de documentos, o magistrado deverá analisar caso a caso para efetivar a correção das divergências.  Estando o processo em ordem, o magistrado proferirá decisão homologatória do procedimento de migração, a partir da qual o processo terá regular prosseguimento.