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Reforma do Judiciário – Criação da Secretaria de Administração: Portaria 7.259

Portaria n° 7.259/2005 Cria a SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO do Tribunal de Justiça e dá outras providências. O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO, Desembargador Luiz Elias Tâmbara, no uso de suas atribuições legais e regimentais, Considerando a Emenda Constitucional n° 45/2004 que extinguiu os Tribunais de Alçada; Considerando a necessidade de unificação, organização e modernização da estrutura do Tribunal de Justiça; Considerando o disposto no artigo 11 da Resolução nº 194/2004 do Órgão Especial, Resolve: Artigo 1º - Fica criada a SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO, vinculada diretamente à Presidência do Tribunal de Justiça. Artigo 2° - A SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO terá a seguinte estrutura: 1. Diretoria de Gestão dos Locais de Trabalho; 1.1. Coordenadoria de Gestão de Espaços; 1.2. Coordenadoria de Administração Imobiliária; 1.3. Coordenadoria de Projetos e Obras. 2. Diretoria de Atividades de Apoio; 2.1. Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio; 2.2. Coordenadoria de Administração Predial; 2.3. Coordenadoria de Transportes. 3. Diretoria de Licitações, Compras e Contratos; 3.1. Coordenadoria de Licitações e Compras; 3.2. Coordenadoria de Contratos de Fornecimento. 4. Serviço Técnico e Administrativo de Apoio. Parágrafo único - Os níveis hierárquicos das unidades criadas por este artigo são: 1. de Departamento Técnico: a) Diretoria de Gestão dos Locais de Trabalho; b) Diretoria de Atividades de Apoio; c) Diretoria de Licitações, Compras e Contratos; 2. de Divisão Técnica: a) Coordenadoria de Gestão de Espaços; b) Coordenadoria de Administração Imobiliária; c) Coordenadoria de Projetos e Obras; d) Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio; e) Coordenadoria de Administração Predial; f) Coordenadoria de Transportes; g) Coordenadoria de Licitações e Compras; h) Coordenadoria de Contratos de Fornecimento; 3. de Serviço Técnico: Serviço Técnico e Administrativo de Apoio. Artigo 3° - À SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO cabe planejar, gerenciar, coordenar e executar as atividades inerentes à gestão dos locais de trabalho, atividades de apoio, licitações, compras e contratos, controle e acompanhamento de serviços terceirizados, além de outras atividades relacionadas à área. Artigo 4° - As unidades da SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO terão as seguintes atribuições, além de outras relacionadas às respectivas áreas: 1. Diretoria de Gestão dos Locais de Trabalho: cabe coordenar as atividades relacionadas à gestão de espaços, administração imobiliária, além de projetos e obras. 1.1. Coordenadoria de Gestão de Espaços: a) projetar ocupação e/ou utilização de espaços; b) analisar a distribuição dos espaços de acordo com sua utilização; c) analisar solicitações de utilizações de espaço nos prédios do Tribunal de Justiça para instalação de unidade de associação e/ou instituição; d) solicitar reformas e construções para melhoria do ambiente de trabalho (ventilação, iluminação, acesso, segurança, etc.); e) elaborar lay-out de ocupações, sinalização e alocação de áreas úteis. f) avaliar imóveis a serem locados ou cedidos para instalação de unidades administrativas ou judiciais. 1.2. Coordenadoria de Administração Imobiliária: a) manter cadastro dos imóveis pertencentes ao Tribunal de Justiça; b) manter cadastro dos imóveis locados ou cedidos; c) negociar a locação de imóvel; d) elaborar contrato de locação, bem como verificar as exigências legais; e) acompanhar os processos de devolução de imóveis locados; f) prestar informações e orientações às Administrações dos Fóruns sobre os procedimentos a serem adotados, visando a apreciação de pedidos de locação de imóveis, cessão de uso, transferência de unidades forenses, ampliação, construção e reforma de prédios; g) observar e orientar sobre os aspectos legais pertinentes à mudança de instalações forenses; h) confeccionar aditivos de cessão de direito de uso de espaços; i) providenciar alteração de titularidade junto às concessionárias de serviços públicos; j) acompanhar as ampliações das unidades forenses; l) acompanhar os processos de doações de terrenos; m)diligenciar junto aos cartórios de registro de imóveis, seguradoras, corretoras de imóveis, administrações prediais; n) instruir e acompanhar procedimentos de cessão de uso e convênios com órgãos públicos, visando a transferência e ocupação de unidades forenses, bem como instalação e exploração de lanchonetes e outras atividades de apoio compatíveis nos prédios dos Fóruns; o) instruir e acompanhar procedimentos relativos aos contratos de fornecimento de energia elétrica dos prédios dos Fóruns e, se for o caso, solicitar a instalação de medidores de energia independentes; p) confeccionar o Boletim de Ocupação e Desocupação de imóveis oficiais, na oportunidade das transferências. 1.3. Coordenadoria de Projetos e Obras: a)avaliar ou elaborar projetos de construções e reformas das instalações; b) acompanhar ou executar construção e/ou reformas realizadas; c) vistoriar a obra e verificar a documentação (alvarás, habite-se, laudos do CONTRU etc.); d) especificar equipamentos e serviços necessários para instalações prediais; e) efetuar análise técnica da proposta de orçamento e de procedimentos licitatórios para aquisição de material de construção civil, inclusive a elaboração da especificação do material; 2. Diretoria de Atividades de Apoio: cabe coordenar as atividades relacionadas a almoxarifado e patrimônio, administração predial, transportes, gráfica e oficinas de conservação e reparos. 2.1. Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio: a) planejar e controlar estoque; b) requisitar reposição; c) receber, conferir, guardar e distribuir os materiais adquiridos; d) registrar movimentação de material; e)cadastrar e incorporar bens patrimoniais; f) registrar movimentação de bens patrimoniais; g) propor a baixa de material inservível; h) proceder ao inventário patrimonial. 2.2. Coordenadoria de Administração Predial: a) acompanhar a execução da manutenção das instalações e dos equipamentos realizada por terceiros; b) executar manutenção de pequena monta das instalações prediais, bem como cuidar para que estejam sempre em perfeito estado de funcionamento; c) fiscalizar a realização dos serviços de infra-estrutura dos prédios da Capital, de correspondências, limpeza, copa, segurança etc.; d) dar apoio logístico aos Fóruns; e) executar serviços de elevadores, zeladorias, telefonia e recepção; f) executar e acompanhar serviços de segurança patrimonial e controle de acesso; g) controlar os estacionamentos de veículos; h) vistoriar periodicamente todos os sistemas de equipamentos de segurança. 2.3. Coordenadoria de Transportes: a) organizar e executar serviços de transporte de magistrados, com observância das normas vigentes; b) organizar e executar serviços de transporte de servidores, nas hipóteses autorizadas; c) organizar e executar serviços de transporte de processos e de materiais; d) organizar e executar a manutenção e conservação da frota de veículos, bem como controlar e acompanhar os serviços realizados por terceiros; e)manter controle da documentação da frota e dos motoristas; 3. Diretoria de Licitações, Compras e Contratos: cabe coordenar as atividades relacionadas às licitações e compras, além de contratos de fornecimento. 3.1. Coordenadoria de Licitações e Compras: a) especificar o objeto da licitação; b) proceder a pesquisa de preços; c) elaborar minutas de editais e contratos; d) acompanhar os processos de licitação e compras; e) publicar os atos administrativos, editais, licitações etc.; f) controlar as verbas de adiantamento; g) processar as contratações diretas e as que dispensam licitação; h) manter cadastro de materiais (CADMAT); i) manter cadastro de prestadores de serviço (CADFOR); j) dar apoio administrativo às atividades dos pregoeiros e da Comissão Julgadora de Licitações; l) elaborar e encaminhar, periodicamente, os demonstrativos das licitações realizadas pelo Tribunal de Justiça ao Tribunal de Contas do Estado, bem como a publicação mensal dessas licitações; 3.2. Coordenadoria de Contratos de Fornecimento: a) elaborar minutas de contrato; b) acompanhar os contratos de compras e prestação de serviços; c) emitir contratos de compras e termos de publicação, cálculos de reajustes, adiantamentos, negociações de prazos e reajustes e avaliação de fornecedores e prestadores de serviço; d) encaminhar documentação referente a licitação ao Tribunal de Contas do Estado; e) acompanhar os prazos de vencimento dos contratos; f) instruir procedimentos apuratórios relativos às execuções contratuais. 4. Serviço Técnico e Administrativo de Apoio: a) receber, registrar, distribuir e expedir documentos e processos; preparar o expediente da Secretaria de Administração; agendar compromissos; secretariar, enfim, os serviços em geral; b) coordenar os serviços de arquivamento de processos e expedientes, publicações e expedições, visando aprimoramento, continuidade e fluidez; c) autuar documentos administrativos, abrir, encaminhar e controlar os processos; d) desenvolver atividades técnicas de apoio à atuação da unidade. Artigo 5° - São competências comuns e gerais dos dirigentes da Secretaria de Administração, segundo os níveis hierárquicos, aquelas definidas nos artigos 3º a 8º da Portaria n° 7.249/2005 da Presidência do Tribunal de Justiça. Artigo 6° - Compete ao Secretário da Secretaria de Administração, além de outras competências que lhe forem conferidas: I - autorizar a utilização de recursos disponibilizados em forma de adiantamentos; II - autorizar baixas de materiais inservíveis, bem como receber doações de materiais que se incorporarão ao patrimônio do Tribunal; III - firmar termos de cessão de uso de bens móveis; IV- em relação ao processo licitatório, dentro dos limites e critérios estabelecidos pela Presidência: a) autorizar a abertura; b) homologar e adjudicar; c) autorizar despesas; d) assinar os respectivos contratos; e) anular ou revogar a licitação; f) decidir os recursos; g) autorizar alteração de contrato, inclusive a prorrogação de prazo; h) autorizar rescisão de contratos; i) aplicar penalidades, exceto a de declaração de inidoneidade para licitar ou contratar; V- definir a prestação de garantia; VI- assinar ofícios a magistrados.